Welche Pläne es gibt
Für Betriebe bis 300 Mitarbeitende sind die Business-Pläne vorgesehen. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob die Office-Programme lokal installiert werden und wie weit die Sicherheitsfunktionen reichen.
| Plan | Enthalten | Geeignet für |
|---|
| Business Basic | E-Mail, Teams, OneDrive, Office nur im Browser | Betriebe, die kaum am PC arbeiten |
| Business Standard | Zusätzlich Office zum Installieren | Der Normalfall in kleinen Büros |
| Business Premium | Zusätzlich Geräteverwaltung und erweiterte Sicherheit | Betriebe mit sensiblen Daten oder Homeoffice |
Was es wirklich kostet
Die Lizenz wird pro Person und Monat abgerechnet, meist mit Jahresbindung. Rechnen Sie zusätzlich mit einmaligem Aufwand für die Einrichtung und – je nach Anspruch – mit einer zusätzlichen Datensicherung.
Ein häufig übersehener Punkt: Microsoft sichert Ihre Daten gegen Ausfälle des Rechenzentrums, nicht gegen versehentliches oder böswilliges Löschen über längere Zeiträume. Für Postfächer und Dateien ist eine eigene Sicherung sinnvoll.
- Lizenzen: je nach Plan etwa 6 bis 25 € pro Person und Monat
- Einrichtung: einmalig, abhängig von Postfachumzug und Anzahl der Nutzer
- Zusätzliches Backup: kleiner Betrag pro Postfach und Monat
- Schulung: ein bis zwei Stunden pro Team zahlen sich schnell aus
Der Umstieg vom alten Postfach
Der Wechsel gelingt ohne Unterbrechung, wenn die Reihenfolge stimmt: Konten anlegen, bestehende Postfächer inklusive Ordnerstruktur kopieren, erst dann die Domain umstellen, anschließend Endgeräte einrichten und zuletzt das alte Postfach abschalten.
Planen Sie den Domainwechsel auf einen ruhigen Zeitpunkt. Sind die Daten vorher kopiert, geht während der Umstellung keine Nachricht verloren.
Telefonie über Teams mitnutzen
Wer ohnehin Teams nutzt, kann die Festnetztelefonie darüber abwickeln: bestehende Rufnummern werden mitgenommen, Anrufe laufen über App, Headset oder Tischtelefon. Die alte Telefonanlage entfällt, Homeoffice und Büro nutzen dieselbe Nummer.
Datenschutz und Standort
Für Kundendaten in Microsoft 365 ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig; Microsoft stellt ihn bereit. Die Datenhaltung lässt sich in der EU konfigurieren. Ergänzend gehören Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und die Zwei-Faktor-Anmeldung in Ihre interne Dokumentation.
