Festplattendefekt, Verschlüsselungstrojaner, versehentlich gelöschter Ordner: Datenverlust trifft kleine Betriebe genauso wie große. Der Unterschied ist, wie gut die Sicherung vorbereitet war.
Ergänzend gilt heute: mindestens eine Sicherung, die nicht dauerhaft mit dem Netzwerk verbunden ist. Verschlüsselungstrojaner befallen sonst auch die Backup-Festplatte, die am Rechner hängt.
OneDrive, SharePoint oder Dropbox synchronisieren – sie sichern nicht. Wird eine Datei lokal gelöscht oder verschlüsselt, wandert diese Änderung sofort in die Cloud. Die Wiederherstellungsfunktionen der Anbieter greifen nur über kurze Zeiträume und sind im Ernstfall mühsam.
Für Microsoft 365 gibt es deshalb eigene Sicherungslösungen, die Postfächer und Ablagen unabhängig sichern.
Die Frage lautet eigentlich: Wie viel Arbeit können Sie verschmerzen? Wer täglich sichert, verliert im schlimmsten Fall einen Arbeitstag. Für Betriebe mit laufender Auftragserfassung ist das oft schon zu viel – dann wird mehrmals täglich gesichert.
| Datenart | Empfohlener Rhythmus |
|---|---|
| Buchhaltung, Warenwirtschaft | täglich, besser mehrmals täglich |
| täglich | |
| Dokumente und Projektdateien | täglich |
| Systemabbilder der Server | wöchentlich |
Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. In der Praxis scheitern Wiederherstellungen an abgelaufenen Zugängen, vollen Datenträgern oder Aufgaben, die seit Monaten stillschweigend fehlschlagen.
Testen Sie mindestens halbjährlich, ob sich eine einzelne Datei und ein kompletter Bereich zurückholen lassen – und halten Sie fest, wie lange das gedauert hat.
Für einen kleinen Betrieb mit fünf bis zehn Arbeitsplätzen bewegt sich eine saubere Lösung meist im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat, plus einmalige Einrichtung. Verglichen mit einigen Tagen Stillstand ist das die günstigste Versicherung im Betrieb.
Sicherungen enthalten personenbezogene Daten. Sie gehören verschlüsselt, brauchen eine geregelte Aufbewahrungsfrist und – bei externen Anbietern – einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein Speicherort in der EU vereinfacht die Dokumentation erheblich.
FAQ
Als eine von mehreren Kopien ja. Allein reicht sie nicht: Sie steht meist im selben Raum und ist oft dauerhaft angeschlossen – beides ist im Ernstfall fatal.
Empfehlenswert ja. Microsoft schützt die Infrastruktur, nicht Ihre versehentlich oder böswillig gelöschten Inhalte über längere Zeiträume.
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten mehrjährige Fristen. Die konkrete Dauer klärt Ihr Steuerberater; technisch bilde ich sie in der Sicherung ab.
Gerät sofort ausschalten und nichts überschreiben, dann Hilfe holen. Weiterarbeiten verringert die Chance auf Wiederherstellung deutlich.
Ja, inklusive Prüfung der bestehenden Sicherung, Einrichtung und regelmäßiger Kontrolle im Rahmen der Betreuung.
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