E-Mail-Umzug ohne Ausfall

Warum überhaupt umziehen?

• Postfächer sind zu klein und werden ständig voll.
• Auf Handy, Tablet und Rechner ist nicht derselbe Stand vorhanden.
• Kein gemeinsames Postfach für Info- oder Buchhaltungsadressen.
• Nachrichten landen bei Empfängern im Spam-Ordner.
• Der Anbieter bietet keine Zwei-Faktor-Anmeldung.

Vorbereitung: was vorher geklärt sein muss

Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist die Hauptursache dafür, dass nach einem Umzug Rechnungen oder Bestellbestätigungen nicht mehr ankommen.

• Vollständige Liste aller Adressen, auch Weiterleitungen und Verteiler.
• Zugang zur Domainverwaltung – ohne ihn geht die Umstellung nicht.
• Wo liegen die Daten heute: nur auf dem Rechner oder auf dem Server?
• Welche Geräte und Programme greifen zu?
• Wer verschickt in Ihrem Namen, etwa Shop, Buchhaltung oder Newsletter?

Die richtige Reihenfolge

Zwischen Schritt 4 und 6 laufen alte und neue Umgebung parallel. Genau dieser Puffer verhindert, dass in der Übergangszeit Nachrichten ins Leere gehen.

• 1. Neue Postfächer beim neuen Anbieter anlegen – die alten laufen weiter.
• 2. Bestehende Nachrichten und Ordnerstruktur kopieren, nicht verschieben.
• 3. Kurz vor der Umstellung eine zweite, abgleichende Kopie ziehen.
• 4. Erst jetzt die Domain-Einträge auf den neuen Anbieter umstellen.
• 5. Geräte und Programme auf die neuen Zugangsdaten umstellen.
• 6. Ein bis zwei Wochen später das alte Postfach abschalten.

DNS-Einträge, die stimmen müssen

Fehlen SPF, DKIM und DMARC oder sind sie unvollständig, landen Ihre Nachrichten bei vielen Empfängern im Spam. Beim Umzug ist das der beste Zeitpunkt, diese Einträge sauber zu setzen.

Häufige Fehler

• Zuerst die Domain umstellen und danach erst die Daten kopieren.
• Alte Postfächer sofort löschen – Rückholen ist dann unmöglich.
• Nur das Hauptpostfach umziehen und Weiterleitungen vergessen.
• Absender wie Shop oder Buchhaltung nicht in SPF eintragen.
• Umstellung auf einen Freitagnachmittag legen.

Wie lange dauert das?

Für fünf bis zehn Postfächer sind ein bis zwei Arbeitstage realistisch, verteilt über eine Woche, damit der Betrieb weiterläuft. Das Kopieren großer Archive läuft im Hintergrund und stört den Alltag nicht. Die eigentliche Umstellung dauert nur Minuten, greift aber je nach Anbieter über einige Stunden.